IT outsourcing v Praze: kdy se firmě do 50 lidí vyplatí víc než vlastní ajťák

Typická pražská firma s patnácti lidmi řeší IT takhle: počítače nakoupil před třemi lety někdo, kdo už ve firmě není, zálohy „nějak běží na NASu v kuchyňce“ a když přestane fungovat tiskárna, volá se synovec účetní, který „dělá do počítačů“.

Funguje to do prvního průšvihu. Tím průšvihem bývá zašifrovaný disk, nedostupná faktura před koncem kvartálu nebo zjištění, že bývalý obchodník má pořád přístup do firemního e-mailu a CRM, protože jeho účet nikdo po výpovědi nezablokoval.

Pro firmu do padesáti lidí přitom existuje varianta mezi „synovcem účetní“ a „ajťákem na plný úvazek za 70 tisíc měsíčně“. Pro pražské firmy se jí v praxi říká IT outsourcing Praha a má smysl si rozmyslet, kdy se k ní posunout a co od ní čekat.

Vlastní správce, nebo externí firma

Interní IT správce dává smysl ve chvíli, kdy ho máte čím zaměstnat. To nastává zhruba od třiceti až padesáti zařízení nahoru, nebo když provozujete vlastní vývoj a infrastrukturu, kde někdo musí být u toho denně.

Pod touhle hranicí je interní správce drahý a zároveň nudící se. Většinu měsíce řeší resety hesel a instalaci tiskárny, ale platíte ho, jako by každý den hasil výpadek serveru. A když si vezme dovolenou nebo dá výpověď, firma zůstane bez jediného člověka, který ví, kde co je.

Externí správa řeší přesně tenhle rozsah. Platíte za zařízení a za vyřešené požadavky, ne za osm hodin přítomnosti. Konkrétně se cena za správu jednoho zařízení pohybuje kolem 400 Kč měsíčně a v té částce bývá instalace, aktualizace i technická podpora — tedy běžný provoz, ne jen „zvedneme telefon, když hoří“.

Co má dobrá správa IT obsahovat

Tady se odděluje skutečná služba od pouhého výjezdu na zavolání. Dobrá správa IT Praha pokrývá celý životní cyklus zařízení, ne jen okamžik, kdy něco přestane fungovat.

Začíná to u nákupu. Místo aby si každý vybral notebook podle slevy v e-shopu, vybere a pořídí techniku někdo, kdo ví, co se ve firmě používá a co se bude za rok špatně spravovat. Pak přijde instalace, konfigurace, založení účtů, software a zabezpečení — aby nový člověk dostal počítač připravený k práci, ne krabici.

Provozní část je to, co běží na pozadí a čeho si nikdo nevšimne, dokud nechybí: pravidelná údržba, aktualizace, monitoring a evidence zařízení, podpora a opravy, výměny dosluhujícího hardwaru. A na konci životního cyklu bezpečné vymazání dat a ekologická likvidace, aby z firmy neodešel vyřazený notebook s nešifrovaným diskem plným smluv.

Důležitý detail pro smíšené firmy: spravovat by se měly všechny platformy, které reálně máte. Tedy Windows, macOS i Linux a vedle počítačů i notebooky, tablety, telefony a tiskárny. Grafik na Macu a účetní na Windows nesmí být dva oddělené světy, kde jeden z nich „nikdo neumí“.

Jak poznáte, že vás současný stav něco stojí

Zanedbaná správa se neprojeví okamžitě. Projeví se zpožděně a draho. Stojí za to projít si pár konkrétních signálů.

Zastaralé systémy bez aktualizací jsou otevřené dveře. Operační systém po konci podpory nebo neaktualizovaný software jsou přesně to, co útočníci hledají automatizovaně, plošně, bez ohledu na to, jak malá vaše firma je.

Netestované zálohy nejsou zálohy. „Něco se někam kopíruje“ je do okamžiku, kdy potřebujete obnovit data, jen zbožné přání. Záloha, kterou nikdo nikdy nezkusil obnovit, selže typicky přesně tehdy, když ji potřebujete.

Aktivní přístupy bývalých zaměstnanců jsou tichá bezpečnostní díra. Pokud po odchodu člověka nikdo systematicky neřeší offboarding, firmou se potuluje řada účtů, ke kterým se hlásí lidé, co tam dávno nepracují.

A pak je tu prostá produktivita. Starý a pomalý hardware nezpůsobí výpadek, jen každý den ukrojí pár minut každému zaměstnanci. Na patnácti lidech je to za rok klidně několik plných pracovních týdnů, které prostě zmizí v čekání na načtení.

Offboarding: scénář, na kterém to nejčastěji pohoří

Odchod zaměstnance je dobrý test toho, jestli máte správu IT, nebo jen někoho na telefonu. Měl by proběhnout jako rutina: zablokování účtů v Microsoftu 365 nebo Google Workspace, odebrání všech přístupů, záloha dat z jeho zařízení a vymazání zařízení předtím, než ho dostane další člověk.

Ve firmách bez správy se z tohohle stane improvizace. Někdo „asi“ zrušil e-mail, na sdílené disky a do aplikací třetích stran se zapomene a notebook se předá dál i s přihlášenými účty. Každý jednotlivý krok vypadá banálně. Dohromady je to nejčastější způsob, jak z firmy unikají data.

Praha a otázka rychlosti

U služby, kterou menší firmy často hledají jako IT podpora Praha, nerozhoduje jen co se řeší, ale za jak dlouho. Tady hraje roli lokalita. Vzdálenou podporu lze spustit prakticky okamžitě, ať jste kdekoli, ale u nefunkčního počítače nebo výpadku služby rozhoduje reakční doba.

Urgentní požadavky tohohle typu se v pracovní době řeší zpravidla do dvou hodin, kdy se hned rozjede vzdálená pomoc. Fyzický výjezd pak závisí na lokalitě a závažnosti — a tady mají firmy v Praze a blízkém okolí výhodu, protože technik k nim obvykle dorazí týž den. Pro provoz, který stojí a padá na tom, že počítače fungují, je rozdíl mezi „dnes odpoledne“ a „někdy příští týden“ zásadní.

Komu to dává smysl

Nejjasnější případ je menší a střední firma do padesáti lidí, která nemá vlastního IT správce a dnes řeší techniku ad hoc. Druhý typický případ je větší firma, která chce outsourcovat správu jedné pobočky nebo konkrétního týmu, aniž by kvůli tomu rozšiřovala interní oddělení.

Jestli vás motivuje hlavně cena, stojí za zmínku, že noví zákazníci mají první tři měsíce hodinovou práci za 990 Kč místo standardních 1 200 Kč. Ale rozhodující argument není sleva. Je jím to, že přestanete řešit IT teprve ve chvíli, kdy něco hoří — a začnete ho mít prostě pod kontrolou.