Koupit kopírku, nebo ji pronajmout: počty pro malou firmu

Na stránce barevné kopírky Sharp BP-30C25 jsou pod sebou dvě čísla. 39 990 Kč bez DPH. Nebo pronájem od 990 Kč měsíčně. Když kupní cenu vydělíte nejnižší uvedenou splátkou, vyjde zhruba 40 měsíců. Tak dlouho by firma platila nájem, než by dala cenu nového stroje, a to jen když dostane právě tuhle nejnižší sazbu. Ceny uvádí prodejce SHARP CENTRUM Ostrava a platí k listopadu 2026. Živnostník, který není plátcem DPH, musí ke kupní ceně připočíst 21 %, za tuhle kopírku tedy zaplatí 48 388 Kč. Jestli je částka za nájem s daní, nebo bez ní, web neuvádí.

Jenže kopírka bez toneru nevytiskne ani stránku. Sada barevných a černobílých tonerů k témuž modelu stojí 3 990 Kč bez DPH, přídavný zásobník na 500 listů 4 490 Kč. Po skončení záruky se opravy platí, pokud firma nemá servisní smlouvu s paušálem. Část těchhle peněz se při pronájmu rozpustí v měsíční platbě. Prodejce na svém webu píše, že krátkodobé i dlouhodobé pronájmy nabízí „včetně servisní a materiálové podpory“ a že pravidelná údržba je součástí nájmu. Co přesně měsíční částka pokryje, třeba jestli toner, papír nebo i určitý počet stran, chtějte mít napsané ve smlouvě.

Hranice 80 000 korun

Kdo počítá s tím, že na pronájmu ušetří hlavně na daních, měl by se nejdřív podívat na cenovku. Zákon o daních z příjmů bere movitou věc jako hmotný majetek, který se odepisuje, teprve když její vstupní cena přesáhne 80 000 Kč a vydrží déle než rok. Kancelářské stroje i počítače s periferiemi patří do 1. odpisové skupiny, kde se odepisují nejméně 3 roky.

Barevná A3 za 39 990 Kč se pod hranici vejde s rezervou. Dražší BP-51C26, kterou stejný prodejce nabízí v akci za 49 990 Kč bez DPH, také. V pronájmu stojí od 1 490 Kč měsíčně, takže při nejnižší sazbě by nájem dohnal kupní cenu zhruba za 34 měsíců. Firma takový stroj daňově neodepisuje a kupní cenu obvykle uplatní v nákladech najednou, v roce nákupu. Nájemné jde do nákladů postupně, měsíc po měsíci. Pro kopírku za 40 nebo 50 tisíc je tedy daňový rozdíl hlavně v načasování, víc peněz se pohne podle toho, kdo po konci záruky zaplatí opravy. Jak stroj zaúčtovat ve vaší firmě, ověřte s účetní; některé firmy mají vlastní vnitřní limity pro drobný majetek.

Stavba na 8 měsíců a kancelář pro 2

Představte si stavební firmu, která na 8 měsíců otevře kancelář u velké zakázky. Kupovat tam stroj za 50 tisíc, který po skončení stavby skončí ve skladu, nedává smysl; na takovou dobu se hodí krátkodobý nájem. Podobně dopadne firma, která neví, kolik bude za rok tisknout. Koupený stroj by při růstu musela prodat sama a za méně, než kolik za něj dala. Na stránce, kde firma z Ostravy popisuje pronájem kopírek, stojí, že když během nájmu objem tisku vzroste, dodá zařízení, které novým potřebám odpovídá. Za jakou cenu, web neuvádí.

Pronájem se hodí i tam, kde v kanceláři nikdo nechce hlídat servisní prohlídky, objednávat tonery a shánět technika, když stroj hlásí poruchu. Firma se kopírkám věnuje od roku 1995 a vedle prodeje nabízí pronájem kancelářské techniky malým kancelářím, školám, úřadům i velkým institucím. U servisu slibuje běžný zásah do 6 hodin od nahlášení, expresní do 4 hodin.

Opačný případ: 2 lidé v malé kanceláři, kteří vytisknou pár faktur týdně a jednou za čas smlouvu. Nájemní smlouva na několik let se tu obhajuje těžko. Multifunkční černobílá Sharp MX-B427W formátu A4 stojí v katalogu 14 990 Kč bez DPH, tiskne 40 stran za minutu a prodejce u ní uvádí měsíční zátěž nejvýš 10 000 stran. Při výběru rozhoduje nejdřív formát. Stroj na A3 potřebuje firma, která tiskne výkresy nebo plakáty v tomhle rozměru, na faktury a smlouvy stačí A4. Prodejce má tiskárny s kopírkou rozdělené právě takhle, na A4 a A3, černobílé a barevné, a u mnoha modelů je cena přímo na stránce stroje.

Než podepíšete smlouvu

Ve smlouvě o pronájmu rozhodují řádky, které se při podpisu snadno přelétnou. Prodejce třeba u servisních smluv píše o paušálu, který obsahuje „dodávku papírů, tonerů a veškerého servisu“, a podobný rozsah se vyplatí ověřit i u nájmu. Hlavně kolik stran je v ceně a kolik stojí každá další. U barevného stroje chtějte cenu barevné a černobílé stránky zvlášť. Do smlouvy patří i to, co se se strojem stane, když se firma za rok stěhuje.

Firmám, kde tiskne víc lidí, pomůže evidence. Software Job Accounting II, který prodejce nabízí ke strojům Sharp, zapisuje každou stránku i to, kdo ji vytiskl, umí omezit barevné kopírování nebo počet stran a přehledy vyexportuje do CSV pro tabulkový procesor.

Než si o nabídku řeknete, opište si z menu stávající kopírky počítadlo vytištěných stran, vydělte ho počtem měsíců, kdy stroj ve firmě stojí, a průměrný měsíční počet stran pošlete prodejci spolu s poptávkou.